MS-Access2001: Objeto OLE y Máscara de entrada

Holis!!! Como vai??? A continuación explicaré como Insertar una imagen en una tabla de datos de Access y cómo crear una mascara de entrada.

Insertar un Objeto OLE en una tabla de datos de Access (C102)

Antes de comenzar debemos saber que  las imágenes que insertemos deben ser en formato Mapa de Bits de 24bits. También para poder insertar una imagen, el tipo de dato del campo debe ser Objeto OLE

1.      Nos posicionamos en el campo donde vamos a insertar la imagen (criterio)

2.      Hacemos clic con el botón derecho y seleccionamos insertar objeto

3.      Aparece un cuadro de dialogo donde tildamos la opción Crear desde archivos y buscamos la imagen.

4.     Tildamos la opción Vincular

5.      Hacemos clic en Aceptar.

En el campo tiene que aparecer mapa de bit

Sucede que en mi caso aparece la palabra "Paquete" en lugar de "Imagen de mapa de bits", por lo tanto para insertar objeto debo:

1.      Nos posicionamos en el campo donde vamos a insertar la imagen (criterio)

2.      Hacemos clic con el botón derecho y seleccionamos insertar objeto

3.      Aparece un cuadro de dialogo donde tildamos la opción Crear nuevo y seleccionamos de la lista desplegable Imagen de mapa de bit  

4.     Hacemos clic en Aceptar y se abre el paint. Desde allí seleccionamos la opción Pegar desde y buscamos la imagen que deseamos.

5.      Luego lo guardamos, salimos de paint y volvemos a Access.

Máscara de entrada

Una máscara de entrada es un conjunto de caracteres literales y caracteres de máscara que controlan lo que se puede y no se puede escribir en un campo. Se usa una máscara de entrada cuando los usuarios deben escribir los datos de una manera específica.

Las máscaras de entrada contienen tres secciones, separadas por signos de punto y coma. La primera sección es obligatoria y las demás son opcionales. La primera sección define la cadena de la máscara y consta de marcadores de posición y caracteres literales. En la segunda sección se indica si se desean almacenar los caracteres de la máscara y algún dato en la base de datos: 0 si desea almacenar la máscara y los datos y 1 si desea almacenar únicamente los datos. En la tercera sección se define el marcador de posición usado para indicar las posiciones de los datos.

Agregar la máscara de entrada (C103)

Para poder crear una mascara  debemos estar en Vista Diseño y el tipo de dato debe ser Texto

1.      En Propiedades del campo, en la ficha General, hacemos clic en el cuadro de la propiedad Máscara de entrada.

2.      Escribimos la máscara de entrada teniendo en cuenta que cada 0 representa un número y los ; dividen las secciones. Por ej. para una máscara para completar el numero de CUIT ingresamos: 00-00000000-0;0;*

3.       Hacemos clic en Guardar.

4.      Cambiamos a la vista Hoja de datos y completamos con los datos correspondientes.

Nos vemos el siguiente post!!!

Mis Nuevas Competencias

C102: Insertar un Objeto OLE en una tabla de datos de Access

C103: crear una mascara de entrada

Fuentes

F1: explicación del profesor en clases el día 04-10-2011

F2: ayuda de access

Dificultad: aparece la palabra "Paquete" en lugar de "Imagen de mapa de bits" y estas imágenes no se pueden ver en otras compus. 

Importar una hoja de cálculo de Excel como una tabla de datos de MS-Access 2007

Holis!!! Como vai??? A continuación explicaré como Importar una hoja de cálculo de Excel a Access (C101)

Es muy sencillo, seguimos los siguientes pasos:

1.      Vamos a la Cinta de Opciones, a la ficha Datos externos, al grupo Importar y hacemos clic en Excel.

2.      Aparece el cuadro de diálogo Obtener datos externos, hacemos clic en Examinar.

3.      Buscamos y seleccionamos el archivo y hacemos clic en Abrir.

4.     En el cuadro de diálogo Obtener datos externos, tildamos la opción Importar el origen de datos en una nueva tabla de la base de datos actual.

5.      Hacemos clic en Aceptar.

6.      Se inicia el Asistente para importación de hojas de cálculo, que hace algunas preguntas sobre los datos.

7.      Seguimos las instrucciones haciendo clic en Siguiente o Atrás. En la última página del asistente, hacemos clic en Finalizar.

8.      Access preguntará si deseamos guardar los detalles de la operación de importación que acaba de finalizar. Si se va a realizar de nuevo la misma operación de importación, hacemos clic en Sí y escribimos los detalles. Si no deseamos guardar los detalles de la operación, hacemos clic en Cerrar.

Nos vemos el siguiente post!!!

Mi Nueva Competencia

C101: Importar una hoja de cálculo de Excel a Access

Fuente

F1: explicación del profesor en clases el día 04-10-2011

TIPOS DE DATOS DISPONIBLES PARA LOS CAMPOS EN MS-ACCESS 2007.

>>>Texto: almacena caracteres alfanuméricos. Se utiliza para texto o para texto y números que no se emplean en cálculos, como Id. de producto.

>>>Memo: almacena caracteres alfanuméricos (con una longitud mayor de 255 caracteres) o texto con formato de texto enriquecido.  Se utiliza para texto que contiene más de 255 caracteres o que utiliza formato de texto enriquecido. Las notas, las descripciones largas y los párrafos con formato como negrita o cursiva son ejemplos comunes de datos para los que se utilizaría un campo Memo.

>>>Número: almacena valores numéricos (enteros o valores fraccionarios). Se utiliza para almacenar números utilizados en cálculos, salvo los valores monetarios, para los que se utiliza el tipo de datos Moneda.

>>>Fecha/Hora: almacena Fechas y horas.  Se utiliza para almacenar valores de fecha y hora.

>>>Moneda: almacena valores monetarios. Se utiliza para almacenar valores monetarios (importes).

>>>Autonumérico: almacena un valor numérico único que Office Access 2007 inserta automáticamente cuando se agrega un registro. Se utiliza para generar valores exclusivos que se puedan emplear como clave principal. En los campos autonuméricos los valores pueden aumentar secuencialmente en un incremento especificado o aleatoriamente.

>>>Sí/No: almacena valores booleanos.  Se utiliza para campos Verdadero/Falso que pueden contener uno de dos valores posibles: Sí/No o Verdadera/Falso, por ejemplo.

>>>Objeto OLE: almacena Objetos OLE u otros datos binarios.  Se utiliza para almacenar objetos OLE de otras aplicaciones de Microsoft Windows.

>>>Datos adjuntos: almacena Fotografías, imágenes, archivos binarios, archivos de Office. Es el tipo de datos que se prefiere para almacenar imágenes digitales y cualquier tipo de archivo binario.

>>>Hipervínculo: almacena Hipervínculos. Se utiliza para almacenar hipervínculos y proporcionar acceso con un solo clic a páginas Web a través de una dirección URL o a archivos a través de un nombre en formato UNC. Se puede crear también vínculos a los objetos de Access almacenados en una base de datos.

>>>Asistente para búsquedas: en realidad no es un tipo de datos; inicia el Asistente para búsquedas.  Se utiliza para iniciar el Asistente para búsquedas y crear un campo que utilice un cuadro combinado para buscar un valor de otra tabla, consulta o lista de valores.

MS-ACCESS2007: Tabla de datos

Holis!!! Como vai??? A continuación explicaré como crear y completar una tabla de datos de MS-ACCESS2007.

Tabla de datos de MS-ACCESS2007

Cuando se crea una base de datos, los datos se almacenan en tablas, que son listas de filas y columnas basadas en temas.  Una tabla es el elemento principal de cualquier base de datos ya que todos los demás objetos se crean a partir de éstas.

Una tabla contiene datos sobre un tema (nombre de la tabla) en concreto (por ej. Empleados). Cada registro (filas) de una tabla contiene información sobre un elemento, (por ej. Referidos a un empleado). Un registro se compone de campos (columnas) (por ej.  Nombre, dirección y número de teléfono).

La base de datos puede contener muchas tablas, cada una de ellas con información sobre un tema diferente.  A su vez, cada tabla puede contener muchos campos de diferentes tipos (texto, números, fechas e imágenes).

Para crear una tabla de datos en MS-ACCESS2007: Vamos a la Cinta de Opciones, luego en la ficha Crear, en el grupo Tablas, hacemos clic en Tabla. (C98)

Luego comenzamos a completar los datos que contendrá la tabla, para ello vamos a la Cinta de Opciones, luego en la ficha Inicio, en el grupo Vistas, hacemos clic en Vista Diseño. Aparece un cuadro de diálogo Guardar como para guardar dicha tabla.

Atención! A diferencia de Word o Excel, en Access las tablas se guardan individualmente, por lo tanto si cerramos Access sin guardar las tablas, se perderá el contenido. Para evitar esto, cada vez que modifiquemos el contenido de una tabla, hacemos clic derecho sobre las pestaña de la tabla y seleccionamos guardar.

Una vez creada la tabla comenzamos a definir los campos que tendrá la tabla creada. Para ello, debemos escribir un nombre en la columna Nombre de campo y luego seleccionar un tipo de datos en la lista Tipo de datos. Cuando seleccionemos el tipo de datos el la parte inferior de la tabla debemos completar las propiedades del campo, que van a tener diferentes requerimientos de acuerdo al tipo de datos.

Luego de que carguemos los campos, hacemos clic derecho sobre las pestaña de la tabla y seleccionamos Vista Hoja de datos. Entonces ahora podemos cargar los registros requeridos en cada campo  (C99)

La clave principal

La clave principal proporciona un valor único para cada fila de la tabla y nos sirve de identificador de registros de forma que con esta clave podamos saber sin ningún tipo de equivocación el registro al cual identifica. No podemos definir más de una clave principal.

Por defecto, Access determina como clave principal el primer campo creado.

Si deseamos asignar una clave principal a un campo, debemos hacer clic sobre el nombre del campo que será clave principal y luego ir a la Cinta de Opciones, luego en la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, hacemos clic en Clave principal. (C100)

Nos vemos el siguiente post!!!

Competencias

C98: crear una tabla de datos en MS-ACCESS2007

C99: insertar un campo en una tabla de datos en MS-ACCESS2007

C100: asignar una clave principal a un campo

Fuentes

F1: explicación del profesor en clases el día 04-10-2011

Errores

E1: cerré Access y no guardé el contenido de las tablas creadas, por lo que tuve que volver a crear.

Comenzando con MS-ACCESS2007

Holis!!! Como vai??? Empezamos a transitar el último mes de cursado de la cátedra y con ella hemos empezado a utilizar MS-ACCESS2007. Acompáñenme a descubrir  juntos esta herramienta, ya que nunca la he utilizado.

¿Qué es y para que se utiliza MS-ACCESS2007?

Es un sistema de gestión de bases de datos relacionales para el sistema operativo Microsoft Windows, desarrollado por Microsoft y está orientado a ser usado en un entorno personal o en pequeñas organizaciones.

Se utiliza para manejar y crear bases de datos con la finalidad de administrar la información para su posterior análisis.

Crear una nueva base de datos en blanco (C97)

1.     Iniciamos Access desde el menú Inicio o desde un acceso directo en nuestro escritorio.

2.     Aparecerá la página Introducción a Microsoft Office Access, bajo Nueva base de datos en blanco, hacemos clic en Base de datos en blanco.

3.      En el panel Base de datos en blanco, en el cuadro Nombre de archivo, escribimos el nombre de archivo.

4.      Hacemos clic en Crear.  Se crea una nueva base de datos y se abre una nueva tabla en la vista Hoja de datos.

Atención! MS-ACCESS2007 guarda predeterminadamente la base de datos en Mis documentos. Para seleccionar el lugar donde deseamos que se guarde, debemos hacer clic en el icono Buscar ubicación  (carpetita, al lado del nombre que le damos a la base de datos)

Nos vemos el siguiente post!!!

Competencia

C97: crear una base de datos en blanco

Fuentes

F1: explicación del profesor en clases el día 04-10-2011

F2: http://es.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Access

Finalizando con MS-Excel: Fórmulas matriciales

Holis!! Como vai?? Bueno en este último post sobre MS-Excel2007 el tema que queda por desarrollar es Fórmulas matriciales.

¿Qué son las fórmulas matriciales?

Las fórmulas matriciales actúan en 2 o más rangos de valores, lo que se denominan “argumentos matriciales” y tienen la característica de tener el mismo número de filas y de columnas.

¿Para qué sirven las fórmulas matriciales?

>>>Para ejecutar varias operaciones y devolver un único valor en la celda donde se introduce.

>>>Para ejecutar varias operaciones y devolver múltiples valores en distintas celdas.

¿Cómo se utilizan las fórmulas matriciales?

Una formula matricial se introduce de la misma manera que una función común, la diferencia es que luego de introducirla hay que presionarlas teclas CONTROL+SHIFT+ENTER y asi queda automáticamente rodeada por llaves. (C96)

Nos vemos en el próximo post!!!

Mi nueva competencia (C96): utilizar formulas matriciales

Fuente: explicación del profesor en clases (06/09/2011)

MS-EXCEL2007: Función BUSCAR OBJETIVO

Holis!!! Como vai??? En este post explicaré una función que permite obtener el resultado deseado ajustando un valor en una función:

LA FUNCIÓN BUSCAR OBJETIVO

Se utiliza si se conoce el resultado que desea de una fórmula, pero no del valor de entrada que necesita la fórmula para obtener dicho resultado o viceversa.

Paso a paso utilizando la función buscar objetivo (C95)

1.     1 - Supongamos que solicitamos un préstamo cuyo importe es $1000,00; a un plazo de 180 meses con una tasa de interés del 7%. Para calcular el valor de cada cuota utilizamos la función PAGO. Pero ahora queremos saber el valor de la cuota para el mismo importe del préstamo, con la misma tasa de interés pero a  un plazo de 90 meses, para ello utilizamos la función BUSCAR OBJETIVO.

2.        2 - Nos posicionamos en una celda vacía y vamos a la Cinta de Opciones, ir a la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos, hacer clic en Análisis Y si, luego, en Buscar objetivo.

Cinta de Opciones

     3 - Aparece un cuadro de diálogo Buscar objetivo, donde en:

a)    Definir la celda, escribimos la referencia de la celda que contenga la fórmula que deseamos resolver. (En el ejemplo es la celda D13.)

b)  Con el valor, colocamos el resultado que buscamos (En el ejemplo es 90 meses.)

c)    Cambiando la celda, indicamos la referencia de la celda que contenga el valor que deseamos ajustar. (En el ejemplo es la celda D11.)

Cuadro de diálogo BUSCAR OBJETIVO

Solución encontrada

Dificultad

Al realizar este ejercicio me aparecía un  mensaje que decía que algunas funciones tenían referencia circular y no se podía calcular. Para resolver esta dificultad, fui a la ayuda de MS-Excel2007 donde indicaba realizar los siguientes pasos:

Botón Inicio – Opciones de Excel – Formulas - activar la casilla de verificación Habilitar cálculo iterativo

Una vez realizado esto, se solucionó la dificultad.

Nos vemos en el próximo post!!!

Mi nueva competencia (C95): función Buscar Objetivo

Fuente: Explicación en clases por el profesor  (20/09/2011).

Dificultad: no podía hacer funcionar una referencia circular

MS-EXCEL2007: Funciones

Holis!!! Como vai??? Bueno vamos finalizando con MS-EXCEL2007 preparé los últimos post sobre el tema principal: FUNCIONES.

Si bien anteriormente publiqué un post sobre la CLASIFICACIÓN DE FUNCIONES ahora detallaré las funciones que utilicé para resolver ejercicios de clases, actividades y trabajos prácticos la cátedra y que son competencia para mí, es decir es la primera vez que las utilizo.

En el siguiente documento encontraran las siguientes funciones:

Funciones de MS-Excel2007

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      >>>Funciones de búsqueda y referencia

& BUSCARH (C69) *

& BUSCARV (C70) *

& COINCIDIR (C71) *

& ÍNDICE (C72) 

>>>Funciones estadísticas

& PROMEDIO (C73)

& MAX (C74)

& MIN (C75)

>>>Funciones de fecha y hora

& DIAS.LAB (C76)

& DÍA.LAB (C77)

& DIAS360 (C78)

& DIASEM (C79)

& FRAC.AÑO (C80)

& HOY (C81)

& NUM.DE.SEMANA (C82)

& SI.FECHA (C83)

>>>Funciones financieras

& NPER (C84)

& PAGO (C85)

& PAGOINT (C86)

& PAGOPRIN (C87)

& TASA (C88)

>>>Funciones lógicas

& O (C89) **

& SI (C90) **

& Y (C91) **

>>>Funciones matemáticas y trigonométricas

& SUMAPRODUCTO (C92)

& SUMAR.SI (C93)

& SUMAR.SI.CONJUNTO (C94)

Dificultades (6)

(*) Dificultad para  al colocar los argumentos.
(**) Dificultad cuando separaba los argumentos con punto y coma y al colocar paréntesis.

Nos vemos en el próximo post!!!

  

Fuentes de todas (26) estas competencias:

1.    Explicación en clases por el profesor: 16/08/2011; 06/09/2011; 13/09/2011; 20/09/2011.

2.    Ayuda de MS-Excel2007

Solver: buscando el valor óptimo

Holis!!! Como vai??? En este post les comentaré sobre una herramienta que nos brinda MS-Excel 2007: SOLVER. Esta herramienta nos permite determinar el valor máximo o mínimo de una función para obtener resultados estimativos y poder tomar decisiones que afecten esos resultados.

¿Qué es SOLVER y para  qué se utiliza?

Solver forma parte de una serie de comandos denominados herramientas de análisis Y si.

Con Solver, puede buscarse el valor óptimo para una fórmula de una celda en una hoja de cálculo, trabajando con el grupo de celdas que estén relacionadas, directa o indirectamente, con la fórmula de esa celda. Solver ajusta los valores de las celdas variables que se especifiquen para obtener el resultado especificado en la fórmula de la celda. Pueden aplicarse restricciones para restringir los valores que puede utilizar Solver en el modelo y las restricciones pueden hacer referencia a otras celdas a las que afecte la fórmula de la celda objetivo.

Cinta de Opciones

Aplicando SOLVER paso a paso. (C68)

1.    Vamos a la Cinta de Opciones, a la ficha Datos, en el grupo Análisis, hacemos clic en Solver. Aparecerá un cuadro de dialogo Parámetros de Solver.

Cuadro de diálogo: Parámetros de Solver

2.    En Celda objetivo, escribimos una referencia de celda, que debe contener una fórmula. Luego seguimos uno de los siguientes procedimientos si deseamos que el valor de la celda objetivo:

§  sea el valor máximo posible, hacemos clic en Máx.

§  sea el valor mínimo posible, hacemos clic en Mín.

§  tenga un valor determinado, hacemos clic en Valor de

 Luego escribimos el valor en el cuadro.

3.    En Cambiando celdas, escribimos la referencia para cada celda ajustable, que deben estar directa o indirectamente relacionadas con la celda objetivo.

4.    En Sujeto a las restricciones, especificamos todas las restricciones que deseamos aplicar, para ello hacemos clic en Agregar. Aparece otro cuadro de dialogo Agregar restricción.

§  En Referencia de la celda, escribimos la referencia de celda para los que vamos a restringir el valor.

§  Hacemos clic en la relación ( <=, =, >=, int o bin ) que queremos que haya entre la celda a la que se hace referencia y la restricción 

§  En Restricción, escribimos un número, una referencia de celda, un nombre o una fórmula 

§  Luego,  para aceptar una restricción y agregar otra, hacemos clic en Agregar; y para aceptar la restricción y volver al cuadro de diálogo anterior, hacemos clic en Aceptar. 

Cuadro de diálogo "Agregar restricción"

5.    Hacemos clic en Resolver y aparecerá otro cuadro de diálogo Resultados de Solver, donde elegimos uno de los siguientes procedimientos:

Cuadro de diálogo: Resultados de Solver

>>> Utilizar solución de Solver para mantener los valores de la solución en la hoja de cálculo. Aquí podemos seleccionar Respuesta (muestra una lista con la celda objetivo y las celdas ajustables con sus valores originales y sus valores finales, las restricciones y la información acerca de éstas); Sensibilidad (proporciona información acerca de la sensibilidad de la solución a que se realicen pequeños cambios en la fórmula definida en el cuadro y rangos de restricciones hacia la derecha) o Límites (muestra una lista con la celda objetivo y las celdas ajustables con sus valores correspondientes, los límites inferior y superior, así como los valores del objetivo).

>>>  Restaurar valores originales para restaurar los datos originales. 

Informe de Respuesta

Nos vemos en el próximo post!!!

Mi nueva competencia y su fuente

C68: aplicar SOLVER

Fuente: explicación del profesor en clase (29/09/2011)